La plateforme SHERPA de la MSHE met à la disposition des chercheuses, chercheurs, doctorantes, doctorants, étudiantes et étudiants de master des laboratoires fédérés différents matériels informatiques et scientifiques, nécessaires à leurs recherches. L'emprunt de ce matériel est soumis à la procédure qui suit.

La réservation doit être réalisée suffisamment à l'avance, idéalement une semaine, pour qu'une fiche d'emprunt puisse être établie par la plateforme SHERPA et envoyée au demandeur qui la signera et la fera signer par son directeur de laboratoire AVANT le début de l'emprunt/installation.

Au demandeur d'anticiper sa demande sous peine de se voir refuser le prêt du matériel ou l'installation du logiciel.

Un étudiant devra fournir lors de sa demande une recommandation de son responsable impliqué dans les actions de recherche de la MSHE.

L'emprunteur s'engage à rapporter le matériel mentionné dans la fiche d'emprunt (ainsi que tous les éventuels accessoires listés) ou, dans le cas de prêt de licence logicielle, son ordinateur, afin que le personnel de la plateforme puisse effectuer la désinstallation, dès la fin de la période d'emprunt, et signaler tout dysfonctionnement, perte ou dommage subi par tout ou partie du matériel.

Pour tout appareil disposant d'une mémoire (ordinateur, tachéomètre, GPS, appareil photo numérique, dictaphone, etc.), la plateforme SHERPA rappelle que les données doivent être récupérées par l'emprunteur avant le retour du matériel.

L'emprunteur ou son laboratoire s'engage, en cas de vol ou de destruction, à remplacer le matériel à l'équivalent, et à prendre en charge le coût des réparations ou de remplacement en cas de dégradation ou de perte constatée au retour.

L’emprunteur s’engage, en outre, à consigner le soutien de la MSHE C. N. Ledoux par une mention explicite et, si possible, l’apposition du logo de la MSHE, sur toutes les productions que le matériel/logiciel prêté aura permis de réaliser (rapport, publication, autre). La mention type conseillée est : « avec le soutien de la MSHE C. N. Ledoux (UAR3124, université Bourgogne Franche-Comté / CNRS) », apposée sur les pages liminaires ou dans les remerciements. Le chercheur s’engage également à fournir à la MSHE C. N. Ledoux copie de ces productions ou a minima leurs références bibliographiques.
Ces obligations sont rendues indispensables dans le cadre du cahier des charges des plateformes labellisées par l'établissement. Elle sont aussi nécessaires pour assurer la lisibilité de la plateforme SHERPA et permettre la pérennisation des financements destinés à acquérir et maintenir des matériels et logiciels de qualité.

Un état des lieux de départ est effectué pour chaque matériel le jour du départ.

Le prêt de matériel peut être prolongé, à condition que la demande de prolongation émane de l'emprunteur avant la fin du prêt et que le matériel ne soit pas réservé par un autre demandeur.

Le matériel devra être retourné à la date fixée.

Un état des lieux de retour sera effectué. Si un problème est noté, il sera notifié à l'emprunteur qui devra prendre en charge les coûts de réparation ou de remplacement du matériel.

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